Как организовать работу с ЭТрН после перехода на электронный формат

С 1 сентября 2026 года электронный формат стал общим правилом для транспортной накладной при автомобильной перевозке по договору. Переходного периода закон не предусмотрел. Но главное изменение связано не со штрафом за бумагу. Важнее выстроить обмен через оператора ИС ЭПД и определить, кто из сотрудников подписывает документы.

С 1 сентября 2026 года ЭТрН стала обязательной по общему правилу

С 1 сентября 2026 года в электронном виде стали формировать такие документы, как транспортная накладная, заказ и заявка при автомобильных перевозках, железнодорожная транспортная накладная, грузовая накладная при воздушных перевозках, а также экспедиторские документы.

Случаи бумажного оформления установлены приказами Минтранса России. Например, для иностранных перевозчиков на каботажных перевозках, а также для иностранных грузоотправителей и грузополучателей транспортную накладную оформляют на бумаге.

Отдельный случай касается продавца и покупателя. Если покупатель забирает товар со склада продавца своим транспортом, продавец ЭТрН не оформляет: он не оказывает услугу доставки и не заключает договор перевозки.

Попадание перевозки в перечень исключений не запрещает электронный формат. Если стороны предусмотрели его в договоре перевозки, ЭТрН можно оформить и в этом случае.

После изменений ЭТрН подписывают по титулам через аккредитованного оператора

ЭТрН собирается из электронных титулов: участники перевозки по очереди заполняют и подписывают каждый свой. Обмен идет через аккредитованных операторов ИС ЭПД, включенных в реестр Минтранса России, а электронные перевозочные документы направляют в ГИС ЭПД именно через них. Порядок такой:

1. Участник перевозки вводит данные со своей стороны и подписывает свой титул электронной подписью.
2. Подписанный титул уходит через оператора ИС ЭПД.
3. Оператор проверяет уникальность идентификатора и подлинность сертификата подписи. При ошибке он сообщает о ней отправителю, чтобы тот сформировал новый документ.
4. Если ошибок нет, оператор направляет документ в ГИС ЭПД и отслеживает смену его статуса.

Иностранного оператора ЭДО для обмена с ГИС ЭПД использовать нельзя. Иностранная организация или гражданин участвуют в обмене только через российского оператора: лицо должно быть зарегистрировано в РФ и иметь электронную подпись. Для иностранных перевозчиков на каботажных перевозках и для случаев, когда грузоотправитель или грузополучатель — иностранец, установлено исключение: накладную оформляют на бумажном носителе.

Без МЧД (машиночитаемой доверенности) сотрудники не смогут подписывать ЭТрН от имени компании своей УКЭП физлица или УНЭП ГК. Формы и форматы ЭТрН утвердил приказ ФНС России от 14.05.2024 N ЕД-7-26/383@.

Ошибку до подписания титула можно просто отредактировать. После подписания ее исправляют корректирующим титулом. Смешанный документооборот по одной перевозке законодательством не предусмотрен: начатое на бумаге завершается на бумаге, начатое в электронном виде — в электронном.

Если товар уходит на склады площадок, подготовку таких поставок можно передать фулфилменту для маркетплейсов, а за собой оставить вопросы перевозочных документов.

Нештрафной период для бумажной ЭТрН до 1 марта 2027 года пока планируется

Для организаций в действующих нормах нет специальных штрафов за сам факт неприменения ЭПД с 1 сентября 2026 года. Нарушение правил перевозки грузов по статье 12.21 КоАП РФ влечет предупреждение или административный штраф.

Минтранс 23 июня 2026 года предложил до 1 марта 2027 года при остановке транспортного средства ограничиваться устным предупреждением, если документ должен быть электронным, а его оформили на бумаге. Инициативу поддержал Президент. По его поручению МВД и Ространснадзор до 1 марта 2027 года планируют ограничиваться устным замечанием вместо штрафа. Это план, а не норма закона.

Для маркированной алкогольной продукции, в частности сидра и пива, риск иной. С 1 марта 2027 года отсутствие ЭТрН может привести к ответственности за оборот продукции без сопроводительных документов.

Работу с ЭТрН после изменений определяют исключения, оператор и полномочия подписантов

По каждой перевозке полезно пройти 5 вопросов:

• подпадает ли она под исключение из приказов Минтранса России или под общий электронный порядок;
• входит ли ваш оператор ИС ЭПД в реестр аккредитованных операторов Минтранса России;
• есть ли у сотрудников МЧД для подписи от имени компании;
• в каком формате начат документооборот, чтобы не допустить смешанного оформления;
• везете ли вы маркированный алкоголь, для которого с 1 марта 2027 года возникает отдельный риск.

Если вы отправляете товар на склады маркетплейсов, подготовку таких поставок можно обсудить с FLC в рамках фулфилмента для маркетплейсов.