Бумажная транспортная накладная и вычет НДС в 2026 году

С 1 сентября 2026 года транспортную накладную, заказ-заявку и экспедиторские документы оформляют электронно через ГИС ЭПД (государственную информационную систему электронных перевозочных документов). Но бумажная накладная в отдельных случаях все еще встречается, и заказчики опасаются потерять расходы и вычет НДС.

ФНС разъяснила, что сам по себе бумажный формат основанием для отказа не служит. Право на расходы и вычет зависит от полноты первичных документов и реальности перевозки.

Бумажная накладная сама по себе не лишает расходов и вычета

Такие разъяснения дала ФНС, а подход согласован с Минфином. Оформление перевозочных документов на бумаге не служит самостоятельным основанием, чтобы отказать покупателю услуг (заказчику) в признании расходов по налогу на прибыль и в вычете НДС.

Разъяснение опирается на общие нормы. По общему правилу учета расходов для налога на прибыль налогоплательщик уменьшает доходы на сумму произведенных расходов, за исключением расходов, которые кодекс прямо исключает из этого правила. Как следует из статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни оформляют первичным учетным документом.

Для покупателя услуг (заказчика) вывод такой: бумажная накладная не лишает права на расходы и вычет, если документы соответствуют требованиям и перевозка действительно состоялась.

Например, перевозка выполнена, бумажная накладная оформлена в допустимом случае, а комплект первичных документов полный. Тогда сам бумажный формат не станет причиной снять расходы.

Исключения для бумажной транспортной накладной

ГИС ЭПД работает с 1 сентября 2022 года. Это единая среда для обмена перевозочными документами и передачи предусмотренных сведений государственным органам.

С 01.09.2026 обязательными электронными стали, например, транспортная накладная, заказ-заявка, экспедиторские документы, а также железнодорожные и авиационные накладные: так предусмотрел Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Для путевого листа, заказ-наряда и сопроводительной ведомости электронный формат остался делом выбора.

Исключения задает Приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262: до 1 сентября 2032 года он допускает бумажную транспортную накладную в 8 случаях, среди которых, например:

• перевозки в интересах обороны и государственной безопасности;
• рейсы иностранных компаний, не имеющих аккредитованного филиала в России;
• каботаж силами перевозчиков из стран ЕАЭС;
• груз физлица, который везут для личных, семейных и домашних нужд;
• подтвержденный технический сбой ГИС ЭПД;
• отсутствие интернета в отдельных местностях;
• одно и то же лицо выступает и грузоотправителем, и грузополучателем;
• перевозки драгоценных металлов и камней.

Типовая ошибка — сослаться на разовое «не ловит» в дороге. Исключением это не считается.

Если перевозчик везет собственный груз собственным транспортом, транспортную накладную не оформляют: договор перевозки не может быть заключен между одним и тем же лицом. Перевозчиком по договору перевозки груза может быть только организация или ИП. Самозанятый без статуса ИП не подпишет электронную накладную как перевозчик, и так было еще до перехода на ЭПД.

В июле 2026 года ФНС и Минтранс сообщили о решении сохранить действующие форматы ЭТрН и заказа-заявки без ограничения срока. По состоянию на 10 августа 2026 года проект приказа проходил согласование, поэтому действующей нормой его считать нельзя.

Как подготовить и передать документы на перевозку

1. До первой поставки выясните, какими видами перевозок пользуется компания, кто выступает отправителем и получателем груза, работают ли с перевозчиками и экспедиторами. Заодно установите, какие документы оформляют по каждой поставке и кто отвечает за их создание и подпись.
2. Закрепите в договорах с перевозчиками и экспедиторами использование электронных документов, порядок их передачи и подписания, сроки подписания. Добавьте порядок исправления ошибок, действия сторон при техническом сбое и ответственность за недостоверные сведения.
3. Выберите оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса. Проверьте, подключен ли оператор ЭДО к ГИС ЭПД: через нее он передает документы контрагентам.
4. Обеспечьте подписи. Грузоотправителям, перевозчикам и грузополучателям для ЭТрН нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП), водителям достаточно простой электронной подписи (ПЭП).
5. Соберите комплект под свою перевозку. Чаще всего применяют договор перевозки, заявку, заказ-заявку, накладную ТОРГ-12, транспортную или товарно-транспортную накладную, путевой лист и акт приема-передачи. Для вычета НДС нужен счет-фактура.
6. Если путевой лист сформирован в электронном виде, направьте его в ГИС ЭПД.

Например, когда товар от поставщика везут сразу конечному покупателю, минуя склад компании, оформляют две товарные накладные: от грузоотправителя и от самой компании.

Когда груз идет несколькими видами транспорта, растет число перевозчиков и подписантов, поэтому состав документов лучше продумать до отправки. Для таких маршрутов у Free Lines Company предусмотрены мультимодальные перевозки.

Ошибки, из-за которых откажут в вычете

По общему правилу о вычете НДС налогоплательщик принимает налог к вычету на основании счетов-фактур, выставленных продавцами. Вычет возможен после принятия услуг на учет и при наличии первичных документов.

В вычете откажут, если счета-фактуры нет, услуги не приняты к учету или в документах допущены критические ошибки. Отсутствие счета-фактуры, в том числе из-за утраты, означает, что вычета не будет.

Отдельное внимание стоит уделить адресам. Адреса мест погрузки и выгрузки — обязательные реквизиты ЭТрН. Они должны соответствовать фактическим обстоятельствам перевозки, а значит, их лучше сверить с реальным маршрутом до подписания накладной.

ЭТрН можно исправить по инициативе участника информационного взаимодействия, кроме сведений, изменение которых прямо не допускается. Ошибку лучше поправить до закрытия перевозки, а не после налоговой проверки.

Бумажная накладная не мешает вычету при полном комплекте и реальной перевозке

Перед отправкой и после нее проверьте несколько вещей:

• подпадает ли перевозка под случай, когда транспортную накладную допустимо оформить на бумаге;
• есть ли счет-фактура и принята ли услуга перевозки к учету;
• совпадают ли адреса погрузки и выгрузки с фактическими;
• закреплены ли в договорах с перевозчиком и экспедитором электронный обмен, сроки подписания и порядок исправления ошибок;
• подключен ли ваш оператор ЭДО к ГИС ЭПД и у всех ли подписантов есть нужная электронная подпись.

Если ваш маршрут включает несколько видов транспорта и участников, схему документов можно разобрать вместе со специалистами Free Lines Company до начала перевозки.