Ввоз образцов для испытаний подтверждают таможенными документами

Протокол испытаний обычно начинают с выбора лаборатории и сметы на доставку. Для стандартной процедуры подтверждения соответствия с испытаниями импортных образцов необходимо документально подтвердить их законный ввоз. Обычно это декларация на товары (ДТ) либо иной документ, используемый в качестве таможенной декларации. Для отдельных случаев законодательством предусмотрены специальные и временные порядки. Ошибку в описании, коде или цели ввоза дешевле исправить в Китае, чем после прибытия посылки.

Если вы готовите товар к сертификации, маршрут образца стоит выстроить до отгрузки. Поставщик, перевозчик и лаборатория должны описывать одно и то же изделие одними и теми же словами.

Образцы для испытаний ввозят по таможенной декларации

Цель ввоза образцов необходимо определить заранее. Если образцы ввозят для обязательной оценки соответствия, применяются специальные требования к документам, количеству и идентификации образцов. Для образцов, предназначенных для иных целей, например внутренних проверок, НИОКР или демонстрации, основание и комплект документов определяются отдельно.

При обязательном подтверждении соответствия необходимо подтвердить законный ввоз образцов и соблюдение требований к их отбору и идентификации. В качестве подтверждения может использоваться ДТ либо иной предусмотренный документ. Сам по себе протокол испытаний не заменяет документы, подтверждающие ввоз образцов. Для отдельных случаев предусмотрены специальные порядки, поэтому схема из 3 звеньев (отдельный ввоз образца по ДТ, испытания, разрешительный документ) подходит не для всех ситуаций.

Ввоз оформляет российское юридическое лицо или другой уполномоченный участник ВЭД. Он выступает заявителем или декларантом либо поручает оформление таможенному представителю. Для сертификации обычно работают именно через юрлиц: они заключают договоры, получают разрешительные документы и взаимодействуют с лабораториями и органами по сертификации.

Бесплатный образец ничего не упрощает. Ввозить его можно, но таможенные формальности сохраняются. Например, поставщик пришлет пробную единицу с пометкой «без коммерческой стоимости», а у получателя не окажется документов на ввоз. Лаборатория может провести испытания, однако при обязательном подтверждении соответствия необходимо обеспечить прослеживаемость образца и соблюдение требований к его ввозу и отбору. Иначе протокол может не подойти для выбранной процедуры оценки соответствия.

Карго без таможни тоже не решает задачу. Без официального оформления у компании нет юридически корректных документов, которые подтверждают законный ввоз. Для сертификации именно этот комплект и нужен.

Цель ввоза подтверждают документы органа по оценке соответствия и уведомление декларанта

Для образцов и проб, ввозимых для исследований, испытаний и измерений в целях оценки соответствия, применяются требования Решения Совета ЕЭК № 130. В предусмотренных случаях подтверждением цели ввоза служит договор с органом по оценке соответствия либо его письмо о необходимом количестве образцов. Это орган по сертификации или испытательная лаборатория (центр), предусмотренные техническим регламентом Союза.

В соответствии с пунктом 7 Порядка № 130 использование образцов для заявленных целей подтверждается также уведомлением декларанта. Его представляют в виде электронного документа с электронной подписью либо на бумажном носителе по установленной форме. У этого правила есть исключения. Письмо можно не представлять, если количество подконтрольных товаров указано в гражданско-правовом договоре с аккредитованным лицом или в допсоглашении к нему. Условие одно: количество определено под каждый конкретный случай оценки соответствия.

При самостоятельной регистрации декларации договор с органом по сертификации может не заключаться. Для регистрации используют сервис электронной регистрации деклараций на сайте Росаккредитации. Однако если для испытаний отдельно ввозятся образцы по основанию, предусмотренному Решением Совета ЕЭК № 130, у декларанта должен быть предусмотренный этим порядком документ от соответствующего органа по оценке соответствия. Таким органом может быть в том числе аккредитованная испытательная лаборатория.

В открытых материалах участников рынка среди документов указывают, например:

• договор или заявка;
• письмо на ввоз образцов;
• договор с поставщиком;
• инвойс и упаковочный лист;
• техническое описание.

Конкретный комплект зависит от товара и процедуры. Для экспресс-грузов документы об отношениях с аккредитованным лицом указывают в графе «Сведения о документах» ДТ для экспресс-грузов.

Код ТН ВЭД и количество образцов согласуют до отгрузки

Ошибка в назначении, составе или модели способна изменить применимые требования и форму подтверждения соответствия. Поэтому данные об изделии сверяют до того, как поставщик закроет коробку.

Код ТН ВЭД (товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности) подбирают по составу и назначению самого изделия. Если в заявке лаборатории указана одна модель, а в инвойсе другая, расхождение придется объяснять уже после прибытия груза.

Наименование и модель образца в сопроводительных документах должны совпадать с остальными бумагами и с заявкой лаборатории.

Количество образцов, их комплектность и порядок отбора определяют с учетом применяемой схемы оценки соответствия и требований органа по сертификации или лаборатории, участвующей в процедуре. При сертификации идентификацию и отбор образцов организует орган по сертификации. В предусмотренных случаях он может поручить отбор аккредитованной испытательной лаборатории или иному уполномоченному лицу. Прибывший образец должен совпасть с той моделью, которую будут испытывать. Например, заявлено устройство с зарядным блоком, а поставщик отправил только корпус: лаборатория не сможет начать работу, а ввоз придется повторять.

Порядок доставки образца от поставщика до лаборатории

Путь образца состоит из 10 шагов:

1. запросить у поставщика сведения об изделии и его снимки;
2. определить, для чего нужны образцы;
3. сверить состав отправки с ограничениями на перевозку;
4. оформить инвойс и упаковочный лист;
5. договориться о заборе груза у поставщика;
6. принять посылку в Китае и осмотреть ее;
7. при необходимости усилить упаковку;
8. выбрать международный маршрут;
9. пройти предусмотренные процедуры ввоза;
10. передать груз в офис или лабораторию.

Документы собирают до отправки продукции из Китая, а не после ее получения. Шаги с забором и проверкой посылки на стороне КНР удобнее вести у одного исполнителя, который организует перевозку грузов из Китая от склада поставщика до получателя.

Авиамаршрут выбирают, если важна дата получения и груз соответствует условиям перевозчика. Отраслевые страницы называют авиацию основным вариантом для срочных образцов, но заявленные сроки у разных участников рынка заметно различаются. Поэтому срок сверяют по контрольным точкам, а не по рекламному минимуму.

К образцу прикладывают сведения, по которым лаборатория сверит изделие с заявкой: название, модель, техническое описание, снимки и данные об изготовителе. Номер проекта и контакт получателя сообщают заранее. Иначе образец может прибыть вовремя, но остаться без идентификации внутри организации.

Показателен случай, о котором в 2023 году написало отраслевое деловое издание. Покупатель заказал оборудование у китайского завода. Завод отправил груз сам, но довез его лишь до границы. В российском порту сборный контейнер оказался на складе временного хранения, принадлежавшем китайской транспортной компании иностранных предпринимателей. Для образца вывод тот же: до отправки нужно выяснить, до какой точки поставщик организует доставку и кто принимает груз дальше.

Груз задерживают несостыковки, а не статус образца

Чаще всего груз задерживают не из-за самой категории «образцы». Причина в несостыковках: в описании, коде ТН ВЭД, документах, маркировке, цели ввоза или составе отправки.

Если в посылке обнаруживается батарея, жидкость или другой ограниченный товар, маршрут меняется. Содержимое проверяют до передачи перевозчику. Попытка скрыть характеристики увеличивает риск возврата или остановки груза.

Последствия ошибок известны:

• задержка выпуска партии;
• запрос дополнительных сведений;
• повторный ввоз образцов;
• невозможность использовать протокол в выбранной процедуре;
• приостановление или прекращение действия зарегистрированного документа, если есть предусмотренные основания.

Ввезенный образец можно использовать для сертификации, но только если он ввезен и оформлен корректно. Его характеристики, количество и документы должны соответствовать цели испытаний. Иначе к результатам могут возникнуть вопросы.

Если под видом образцов фактически ввозят товар для продажи, риски резко возрастают. Ограничения касаются и упрощенных способов ввоза. Для отдельных случаев, в том числе при ввозе образцов в сопровождаемом или несопровождаемом багаже, может применяться упрощенная форма декларирования с письменным заявлением и документами, используемыми в качестве декларации на товары, при соблюдении установленных условий.

Законный ввоз и связка документов решают судьбу протокола

Протокол испытаний ценен ровно настолько, насколько прозрачна история образца: кто его ввез, по какому документу и для какой цели. Проверку лучше провести до передачи груза поставщику. Перед отправкой образца проверьте, например:

• ввоз образца подтвержден ДТ либо иным предусмотренным таможенным документом; если применяется специальный порядок ввоза образцов, соблюдены его условия; карго без оформления для официальной процедуры не подходит;
• договор или письмо органа по оценке соответствия (органа по сертификации или испытательной лаборатории);
• наименование, модель и состав совпадают в инвойсе, упаковочном листе, техописании и заявке;
• батареи и жидкости выявлены до передачи перевозчику;
• лаборатория заранее получила номер проекта и контакт получателя.

Если вы готовите образец к испытаниям в России, команда FLC может обсудить с вами маршрут и состав документов до отгрузки из Китая.